Dobropisi: vračila in delna vračila
Kako eHero samodejno zazna vračila v vaši spletni trgovini in jih pretvori v dobropise v Minimaxu — od zaznavanja do potrditve, vključno z delnimi vračili in upravljanjem zalog.
Ko kupcu vrnete denar, je treba v računovodstvu izdati dobropis — dokument, ki v celoti ali delno razveljavi že izdan račun. eHero samodejno zazna vračila v vaši spletni trgovini in vam pomaga, da jih pretvorite v dobropise v Minimaxu.
Na tej strani je razloženo, kako postopek deluje, kaj pomenijo posamezni statusi in katere korake morate še vedno opraviti sami.
Dobropisi za vse glavne prodajne kanale
eHero samodejno zazna vračila v trgovinah Shopify, WooCommerce, Etsy, eBay in Stripe ter pripravi dobropise v računovodskem programu Minimax.
Zahteve
Menijska postavka Dobropisi se prikaže, če imate povezano vsaj eno trgovino (Shopify, WooCommerce, Etsy, eBay ali Stripe) in računovodski program Minimax. Če imate več trgovin, lahko na strani izberete Vse trgovine ali posamezno.
Poleg tega mora vsako posamezno naročilo izpolnjevati dva pogoja:
- naročilo je bilo preneseno v Minimax in je v razdelku Naročila označeno kot Procesirano,
- račun v Minimaxu je potrjen oziroma izdan in ni več osnutek.
Razlog je v načinu izdelave dobropisa. Minimax dobropis ustvari tako, da kopira izdani račun. Če račun še ne obstaja ali še ni potrjen, dobropisa ni mogoče ustvariti.
Kako eHero zazna vračilo
Zaznavanje je samodejno, zato vam vračila ni treba ročno prijavljati.
Ko v trgovini izvedete vračilo ali prekličete naročilo, eHero to samodejno zazna. Pri Etsy in eBay se vračila preberejo tudi ob rednem branju naročil.
Vsako zaznano vračilo se prikaže kot nova vrstica na strani Dobropisi, naročilo pa v razdelku Naročila dobi vijolično oznako Dobropis.
S klikom na oznako se odpre stran Dobropisi, filtrirana na izbrano naročilo.
Ustvarjanje dobropisov
Dobropis ustvarite s klikom Ustvari dobropis pri zaznanem vračilu. Če želite, da eHero celotna vračila in preklice celotnih naročil pretvori v dobropis sam, to vklopite z gumbom Način na strani Dobropisi. Delno vračilo vedno počaka na vaš klik Ustvari dobropis.
Vrste dogodkov
Celotno vračilo
Kupcu je bil vrnjen celoten znesek naročila. Dobropis razveljavi celoten račun.
Delno vračilo
Kupcu je bil vrnjen samo del zneska. Dobropis zajema samo vrnjeni del.
Preklic naročila
Naročilo je bilo preklicano po tem, ko je bil račun že izdan. Preklici naročil brez izdanega računa se tukaj ne prikazujejo, saj ni računa, ki bi ga bilo treba razveljaviti.
Kako se dobropis ustvari v Minimaxu
eHero v Minimaxu kopira izdani račun naročila v dobropis
Ustvarjanje se začne tako, da eHero v Minimaxu kopira izdani račun povezanega naročila v nov dobropis.
Pri delnem vračilu eHero prilagodi osnutek samo na vrnjene postavke
Če gre za delno vračilo, eHero odstrani postavke, ki niso bile vrnjene, in prilagodi količine glede na dejansko vračilo.
Dobropis v Minimaxu ostane kot osnutek
Ustvarjeni dobropis ostane v Minimaxu kot osnutek in čaka na vaš pregled ter potrditev.
Zadnji korak morate opraviti sami: dobropis v Minimaxu preverite in potrdite.
eHero ga namenoma ne potrdi namesto vas, saj je potrjevanje računovodskega dokumenta računovodsko dejanje, ki mora ostati pod vašim nadzorom.
Delna vračila podrobneje
Delno vračilo je primer, kjer je potrebne nekoliko več pozornosti.
Minimax dobropis vedno pripravi tako, da najprej kopira celoten račun. Pri delnem vračilu bi bil zato začetni osnutek previsok.
eHero zato odstrani postavke, ki niso bile vrnjene, in prilagodi količine glede na dejansko vračilo.
- Če se rezultat natančno ujema z zneskom vračila, je osnutek pripravljen. Preverite ga in ga potrdite.
- Če zneska ni mogoče natančno uskladiti, na primer pri vračilu samo stroška dostave ali pri vračilu brez posameznih postavk, eHero osnutka ne spremeni. Dobropis ostane v vrednosti celotnega računa, vrstica pa je označena z Prilagodite znesek v Minimaxu.
V tem primeru odprite osnutek v Minimaxu, popravite znesek na dejansko vrnjeni znesek in ga šele nato potrdite.
Pri Etsy delnem vračilu znesek dobropisa vpišete sami (polje Znesek dobropisa), kot je naveden na vašem računu.
eHero raje pusti dokument, ki zahteva kratek ročni pregled, kot da bi samodejno knjižil napačen znesek.
Statusi in razlogi
| Status | Pomen | Kaj morate storiti |
|---|---|---|
| Zaznano | Vračilo je zaznano, dobropis pa še ni ustvarjen. | Kliknite Ustvari dobropis. |
| Ustvarjeno v Minimaxu | Dobropis v Minimaxu že obstaja. | Potrdite ga v Minimaxu. |
| Potrebno ukrepanje | Nekaj manjka. Razlog je prikazan pod statusom. | Preverite spodaj opisane razloge. |
| Napaka | Minimax je zahtevo zavrnil. Sporočilo napake je prikazano v vrstici. | Odpravite vzrok in nato kliknite Poskusi znova. |
| Na čakanju | Dobropis se ne ustvari, dokler naročnina ni aktivna. | Aktivirajte naročnino. |
| Ročno obdelano | Vrstico ste označili kot rešeno zunaj eHero. | Ni potrebno ukrepanje. Po potrebi uporabite Razveljavi. |
Razlogi pod statusom »Potrebno ukrepanje«:
- Naročilo ni sinhronizirano — naročilo še ni preneseno v Minimax. Kliknite Sinhroniziraj naročilo. Odpre se stran Naročila, filtrirana na izbrano naročilo.
- Račun je še vedno osnutek — račun obstaja v Minimaxu, vendar še ni potrjen. Najprej ga potrdite v Minimaxu, nato se vrnite v eHero in kliknite Poskusi znova.
- Naročilo je že v celoti dobropisano — celoten znesek naročila je že bil dobropisan. eHero dodatnega dobropisa ne ustvari, saj bi s tem isti znesek dobropisali dvakrat.
- Računa v Minimaxu ni več
- Račun je bil izdan v prejšnji organizaciji
- Minimaxa ni bilo mogoče prebrati (prijava ali povezava)
- Odgovor iz Minimaxa ni prišel pravočasno — pred ponovnim ustvarjanjem preverite v Minimaxu.
- Pokrito z drugim dobropisom na tem naročilu
- Preverite znesek: način DDV trgovine ni znan
Ta stolpec prikazuje, kaj trenutno obstaja v Minimaxu.
| Prikaz | Pomen |
|---|---|
| Osnutek + ref: Račun: 2026-140 | Dobropis obstaja, vendar še ni potrjen. Minimax dobropisu dodeli številko šele ob potrditvi, zato je prikazana referenca na prvotni račun. Z njo lahko dokument lažje poiščete v Minimaxu. |
| 2026-146 | Dobropis je potrjen in ima svojo številko. |
| Osnutek + Preverite v Minimaxu | Minimax je zahtevo sprejel, vendar eHero ni prejel informacije, kateri dokument je bil ustvarjen. Status preverite neposredno v Minimaxu. |
Ko dobropis v Minimaxu potrdite, eHero njegovo številko samodejno zazna, običajno v roku ene ure. Ničesar vam ni treba ročno vnašati v eHero.
Zaloga
Kaj se zgodi z zalogo, je odvisno od nastavitve Razbremenjevanje zaloge neposredno z računom v Minimaxu.
Zalogo upravlja Minimax. Ko v Minimaxu potrdite dobropis, Minimax sam vrne blago na zalogo, eHero pa ne naredi ničesar.
Ob prodaji je zalogo razbremenil eHero, zato jo ob dobropisu tudi vrne na zalogo. Vrnejo se samo dejansko vrnjeni izdelki in v isto skladišče, iz katerega so bili prvotno odpremljeni.
Na ta način se zaloga nikoli ne popravi dvakrat.