Dobropisi: vračila in delna vračila
Kako eHero samodejno zazna vračila v Shopify trgovini in jih pretvori v dobropise v Minimaxu — od zaznavanja do potrditve, vključno z delnimi vračili in upravljanjem zalog.
Ko kupcu vrnete denar, je treba v računovodstvu izdati dobropis — dokument, ki v celoti ali delno razveljavi že izdan račun. eHero samodejno zazna vračila v vaši spletni trgovini in vam pomaga, da jih pretvorite v dobropise v Minimaxu.
Na tej strani je razloženo, kako postopek deluje, kaj pomenijo posamezni statusi in katere korake morate še vedno opraviti sami.
Trenutno na voljo samo za Shopify trgovine z Minimaxom
Dobropisi trenutno delujejo za prodajne kanale Shopify, kjer je kot računovodski program izbran Minimax. To je trenutno edina podprta kombinacija. Če prodajate prek Etsyja, eBaya, WooCommercea, Stripea ali ThriveCarta oziroma uporabljate računovodski program Metakocka, Čebelca ali e-računi, se vam menijska postavka Dobropisi ne bo prikazala, vračila pa se ne bodo samodejno prenašala. V teh primerih dobropise še naprej urejajte neposredno v svojem računovodskem programu.
Podpora za dodatne prodajne kanale in računovodske programe bo dodana v prihodnje.
Zahteve
Menijska postavka Dobropisi se prikaže samo, če imate:
- povezano Shopify trgovino in
- kot računovodski program izbran Minimax.
Izpolnjena morata biti oba pogoja.
Če imate povezanih več trgovin, so vključene samo Shopify trgovine. Naročila iz drugih prodajnih kanalov se na tej strani ne prikazujejo, tudi če za vse uporabljate Minimax.
Poleg tega mora vsako posamezno naročilo izpolnjevati dva pogoja:
- naročilo je bilo preneseno v Minimax in je v razdelku Naročila označeno kot Obdelano,
- račun v Minimaxu je potrjen oziroma izdan in ni več osnutek.
Razlog je v načinu izdelave dobropisa. Minimax dobropis ustvari tako, da kopira izdani račun. Če račun še ne obstaja ali še ni potrjen, dobropisa ni mogoče ustvariti.
Kako eHero zazna vračilo
Zaznavanje je samodejno, zato vam vračila ni treba ročno prijavljati.
Ko v Shopifyju izvedete vračilo ali prekličete naročilo, eHero to praviloma zazna v nekaj sekundah.
Če obvestilo iz Shopifyja iz kakršnega koli razloga ne prispe, bo vračilo zaznano ob naslednji redni urni sinhronizaciji naročil.
Vsako zaznano vračilo se prikaže kot nova vrstica na strani Dobropisi, naročilo pa v razdelku Naročila dobi vijolično oznako Dobropis.
S klikom na oznako se odpre stran Dobropisi, filtrirana na izbrano naročilo.
Vračila se zaznavajo od dneva, ko je bila funkcionalnost vključena. Starejša vračila se na strani Dobropisi ne bodo prikazala. Če morate zanje izdati dobropis, ga ustvarite neposredno v Minimaxu.
Dva načina: ročni in samodejni
Način delovanja izberete z gumbom Način v zgornjem desnem kotu strani Dobropisi.
| Način | Kaj se zgodi |
|---|---|
| Ročno (privzeto) | Vračilo se zazna in čaka na vašo potrditev. Dobropis se v Minimaxu ustvari šele, ko kliknete Ustvari dobropis. |
| Samodejno | Dobropis se v Minimaxu ustvari takoj, ko eHero zazna vračilo. Vrstica je nato že označena kot Ustvarjeno v Minimaxu. |
Priporočamo, da začnete z načinom Ročno. Tako lahko najprej preverite, kaj bo ustvarjeno, preden se dokument dejansko pojavi v vašem računovodstvu. Ko ste z rezultati zadovoljni, lahko preklopite na samodejni način.
Vrste dogodkov
| Vrsta | Pomen |
|---|---|
| Celotno vračilo | Kupcu je bil vrnjen celoten znesek naročila. Dobropis razveljavi celoten račun. |
| Delno vračilo | Kupcu je bil vrnjen samo del zneska. Dobropis zajema samo vrnjeni del. |
| Preklic naročila | Naročilo je bilo preklicano po tem, ko je bil račun že izdan. Preklici naročil brez izdanega računa se tukaj ne prikazujejo, saj ni računa, ki bi ga bilo treba razveljaviti. |
Kako se dobropis ustvari v Minimaxu
eHero v Minimaxu kopira izdani račun naročila v dobropis
Ustvarjanje se začne tako, da eHero v Minimaxu kopira izdani račun povezanega naročila v nov dobropis.
Pri delnem vračilu eHero prilagodi osnutek samo na vrnjene postavke
Če gre za delno vračilo, eHero odstrani postavke, ki niso bile vrnjene, in prilagodi količine glede na dejansko vračilo.
Dobropis v Minimaxu ostane kot osnutek
Ustvarjeni dobropis ostane v Minimaxu kot osnutek in čaka na vaš pregled ter potrditev.
Zadnji korak morate opraviti sami: dobropis v Minimaxu preverite in potrdite.
eHero ga namenoma ne potrdi namesto vas, saj je potrjevanje računovodskega dokumenta računovodsko dejanje, ki mora ostati pod vašim nadzorom.
Delna vračila podrobneje
Delno vračilo je primer, kjer je potrebne nekoliko več pozornosti.
Minimax dobropis vedno pripravi tako, da najprej kopira celoten račun. Pri delnem vračilu bi bil zato začetni osnutek previsok.
eHero zato odstrani postavke, ki niso bile vrnjene, in prilagodi količine glede na dejansko vračilo.
- Če se rezultat natančno ujema z zneskom vračila, je osnutek pripravljen. Preverite ga in ga potrdite.
- Če zneska ni mogoče natančno uskladiti, na primer pri vračilu samo stroška dostave ali pri vračilu brez posameznih postavk, eHero osnutka ne spremeni. Dobropis ostane v vrednosti celotnega računa, vrstica pa je označena z Prilagodite znesek v Minimaxu.
V tem primeru odprite osnutek v Minimaxu, popravite znesek na dejansko vrnjeni znesek in ga šele nato potrdite.
eHero raje pusti dokument, ki zahteva kratek ročni pregled, kot da bi samodejno knjižil napačen znesek.
Stolpec »Minimax dokument«
Ta stolpec prikazuje, kaj trenutno obstaja v Minimaxu.
| Prikaz | Pomen |
|---|---|
| Osnutek + ref: Račun: 2026-140 | Dobropis obstaja, vendar še ni potrjen. Minimax dobropisu dodeli številko šele ob potrditvi, zato je prikazana referenca na prvotni račun. Z njo lahko dokument lažje poiščete v Minimaxu. |
| 2026-146 | Dobropis je potrjen in ima svojo številko. |
| Osnutek + Preverite v Minimaxu | Minimax je zahtevo sprejel, vendar eHero ni prejel informacije, kateri dokument je bil ustvarjen. Status preverite neposredno v Minimaxu. |
Ko dobropis v Minimaxu potrdite, eHero njegovo številko samodejno zazna, običajno v roku ene ure. Ničesar vam ni treba ročno vnašati v eHero.
Statusi vrstic
| Status | Pomen | Kaj morate storiti |
|---|---|---|
| Zaznano | Vračilo je zaznano, dobropis pa še ni ustvarjen. | Kliknite Ustvari dobropis. |
| Ustvarjeno v Minimaxu | Dobropis v Minimaxu že obstaja. | Potrdite ga v Minimaxu. |
| Potrebno ukrepanje | Nekaj manjka. Razlog je prikazan pod statusom. | Preverite spodaj opisane razloge. |
| Napaka | Minimax je zahtevo zavrnil. Sporočilo napake je prikazano v vrstici. | Odpravite vzrok in nato kliknite Poskusi znova. |
| Ročno obdelano | Vrstico ste označili kot rešeno zunaj eHero. | Ni potrebno ukrepanje. Po potrebi uporabite Razveljavi. |
Razlogi pod statusom »Potrebno ukrepanje«
- Naročilo ni sinhronizirano — naročilo še ni preneseno v Minimax. Kliknite Sinhroniziraj naročilo. Odpre se stran Naročila, filtrirana na izbrano naročilo.
- Račun je še vedno osnutek — račun obstaja v Minimaxu, vendar še ni potrjen. Najprej ga potrdite v Minimaxu, nato se vrnite v eHero in kliknite Poskusi znova.
- Naročilo je že v celoti dobropisano — celoten znesek naročila je že bil dobropisan. eHero dodatnega dobropisa ne ustvari, saj bi s tem isti znesek dobropisali dvakrat.
Zaloga
Kaj se zgodi z zalogo, je odvisno od nastavitve Razbremenjevanje zaloge neposredno z računom v Minimaxu.
- Da — zalogo upravlja Minimax. Ko v Minimaxu potrdite dobropis, Minimax sam vrne blago na zalogo, eHero pa ne naredi ničesar.
- Ne — ob prodaji je zalogo razbremenil eHero, zato jo ob dobropisu tudi vrne na zalogo. Vrnejo se samo dejansko vrnjeni izdelki in v isto skladišče, iz katerega so bili prvotno odpremljeni.
Na ta način se zaloga nikoli ne popravi dvakrat.