Povezava eHero s Shopify (Public App)

Pregled povezave s Shopify

Povezava eHero s Shopify omogoča avtomatizacijo ključnih procesov med vašo Shopify trgovino in računovodskim programom (Minimax, Metakocka ali Čebelca). Z integracijo lahko poenostavite prenos podatkov, usklajevanje zalog in upravljanje ključnih podatkov med sistemi.

Kaj eHero omogoča v Shopify

• samodejno sinhronizacijo naročil v računovodski program v realnem času,

• nastavitev začetnega datuma, od katerega se ob prvi povezavi prenesejo naročila iz Shopify,

• upravljanje izdelkov s sinhronizacijo podatkov iz računovodskega programa v Shopify,

• sinhronizacijo zalog,

• samodejno zaznavanje in obdelavo sprememb pri naročilih, zalogi in povezavi s Shopify.

Povezava Shopify trgovine z eHero

Shopify trgovino povežete z eHero prek javne aplikacije eHero v Shopify App Store. To je uradni in edini podprti način povezave Shopify trgovine z eHero.

Dovoljenja aplikacije

Ob povezavi Shopify prikaže dovoljenja, ki jih eHero potrebuje za delovanje povezave. Ta dovoljenja omogočajo sinhronizacijo naročil, izdelkov, zalog in drugih podatkov, ki so potrebni za pravilno delovanje aplikacije.

Samodejno delovanje povezave

Po povezavi Shopify trgovine eHero samodejno spremlja nova naročila in stanje povezave s Shopify. Sinhronizacija zalog se nastavi ločeno in začne delovati šele po ustrezni nastavitvi.

Sinhronizacija naročil

Naročila se po povezavi sinhronizirajo samodejno.

Nova naročila

Ko v Shopify nastane novo naročilo, ga eHero samodejno zazna in prenese v izbrani računovodski program.

Tipično se sinhronizirajo:

• ID naročila in datum naročila,

• podatki o kupcu,

• postavke naročila,

• naslov in podatki za dostavo,

• plačilni podatki.

Starejša naročila

Ob prvi povezavi lahko v eHero nastavite tudi prenos starejših naročil za izbrano obdobje. Tako lahko uskladite podatke med Shopify in računovodstvom tudi za nazaj.

Intervali prenosa naročil iz Shopify v eHero

Naročila iz Shopifyja se v eHero prenesejo takoj po oddaji naročila v trgovini. Prenos poteka skoraj v realnem času, brez načrtovanih časovnih zamikov ali programsko določenih intervalov.

To pomeni, da so nova naročila za obdelavo v eHero na voljo zelo hitro po tem, ko jih kupec odda v vaši Shopify trgovini.

Upravljanje izdelkov in smeri sinhronizacije

eHero omogoča sinhronizacijo izdelkov med Shopify trgovino in računovodskim programom v obeh smereh:

• računovodski program → Shopify

• Shopify → računovodski program

V obeh primerih povezovanje izdelkov temelji predvsem na SKU kodi, saj eHero na njeni podlagi preverja, ali izdelek ali varianta v ciljnem sistemu že obstaja.

Sinhronizacija izdelkov iz računovodskega programa v Shopify

Ko je vir podatkov računovodski program, eHero iz izbranega računovodskega sistema pridobi seznam artiklov in pri vsakem artiklu preveri, ali v Shopify že obstaja varianta z enako SKU kodo.

Če eHero v Shopify najde obstoječi izdelek oziroma varianto z enakim SKU, uporabi obstoječe podatke za posodobitev izdelka. V tem primeru lahko posodobi različna polja izdelka in variante, odvisno od nastavitev sinhronizacije.

Če v Shopify izdelek s takim SKU ne obstaja, eHero ustvari nov izdelek in pripadajočo varianto.

Pri tem lahko eHero nastavi ali posodobi naslednja polja:

• naslov izdelka,

• tip produkta,

• SKU (šifro),

• ceno.

Ko je nova varianta ustvarjena ali obstoječa posodobljena, eHero zalogo poveže z ustrezno Shopify lokacijo, kar omogoča nadaljnjo pravilno sinhronizacijo zalog.

Sinhronizacija izdelkov iz Shopify v računovodski program

eHero omogoča tudi sinhronizacijo v obratni smeri, torej iz Shopify v računovodski program. Ta način je uporaben predvsem takrat, ko izdelke primarno upravljate v Shopify in jih želite prenesti tudi v računovodski sistem.

Pri tem eHero prebere izdelke in variante iz Shopify ter jih skuša povezati z artikli v računovodskem programu na podlagi SKU kode.

Če v računovodskem programu artikel z enakim SKU že obstaja, eHero obstoječi artikel posodobi v skladu z vašimi nastavitvami.

Če ustrezen artikel še ne obstaja, eHero v računovodskem programu ustvari nov artikel, če to dopuščajo nastavitve sinhronizacije in če so izpolnjena vsa obvezna polja, ki jih zahteva izbrani računovodski program.

Kako eHero prepozna obstoječi izdelek

Pri sinhronizaciji proti Shopify eHero izdelek poišče po SKU kodi. Če izdelek oziroma varianto najde, uporabi obstoječe identifikatorje za nadaljnje posodobitve, kot so sprememba cene, zaloge in drugih podatkov.

Če izdelka ne najde, ustvari nov Shopify izdelek z osnovnimi podatki ter nato dopolni varianto s podatki.

Povzetek delovanja

Sinhronizacija izdelkov v eHero temelji na enostavni logiki:

• če izdelek z enakim SKU že obstaja, ga eHero poveže in posodobi,

• če tak izdelek ne obstaja, ga eHero ustvari,

• smer sinhronizacije je lahko iz računovodskega programa v Shopify ali iz Shopify v računovodski program, odvisno od vašega načina dela.

Sinhronizacija zalog

Za zaloge eHero:

• SKU koda se uporabi kot ključ za ujemanje med računovodstvom in Shopify,

• inventarne postavke poveže s posameznimi Shopify lokacijami (locations),

• ob spremembi zaloge v računovodstvu posodobi stanje v Shopify (prek API),

• uporablja webhook za zaznavanje sprememb zaloge na Shopify strani (če je to relevantno za dvosmerno usklajevanje).

Cilj je, da so zaloge v Shopify vedno usklajene z zalogami v računovodskem programu, tudi če imate več fizičnih lokacij.

Varnost in zasebnost

Varnost in zaščita podatkov pri Shopify povezavi sta ključni:

• povezava uporablja varen OAuth postopek,

• gesel za Shopify trgovino nikoli ne prejmemo in jih ne shranjujemo,

• dostop lahko kadarkoli prekličete.

Prekinitev povezave

Povezavo med Shopify in eHero lahko prekinete na dva načina:

• v eHero: v nastavitvah trgovine izberete možnost za prekinitev Shopify trgovine,

• v Shopify: v Shopify adminu odstranite aplikacijo eHero.

Po prekinitvi povezave eHero ne more več dostopati do podatkov vaše trgovine in ne izvaja več sinhronizacije naročil, izdelkov ali zalog.

Če aplikacijo kasneje ponovno namestite, morate povezavo znova nastaviti in ponovno povezati računovodski program.

Odpravljanje težav

Pogosta vprašanja (FAQ)